Politique de Confidentialité
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD ») et à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite « Loi informatique et libertés ») les données à caractère personnel doivent faire l’objet d’un traitement licite, loyal et transparent. Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous fournir une information simple, claire et complète sur la façon dont nous traitons et utilisons les informations personnelles que vous nous transmettez et qui permettent de vous identifier.
Cette Politique couvre les différentes opérations de traitement réalisées par ARTEX ASSURANCES dans le cadre de :
- Vos demandes de contact et d’informations
- Nos activités de prospection commerciale
- La gestion de la relation client
- La fourniture de nos services
Définitions:
Tous les termes relatifs à la protection des données à caractère personnel utilisés dans la présente politique et identifiés par des majuscules, employés au singulier ou au pluriel, doivent être interprétés conformément au Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD »). Nous utilisons, plus particulièrement, les termes suivants dans la présente politique de confidentialité :
- Données à caractère personnel :
- Personne concernée :
- Traitement :
- Responsable de traitement :
- Sous-traitant :
- Destinataire :
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée ») directement ou indirectement et protégée par le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD). Les Données à caractère personnel traitées par ARTEX ASSURANCES sont visées à l’article 6 de la présente politique.
Toute personne physique identifiée ou identifiable, dont les Données à caractère personnel sont traitées par le Responsable du traitement. Par exemple, dans le cadre de votre navigation sur notre site Internet ou de l’accès à nos services, vous êtes une Personne concernée.
Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. Les finalités de traitements mis en œuvre par ARTEX ASSURANCES sont identifiées à l’article 5 de la présente politique.
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement. Par exemple, dans le cadre de votre navigation sur notre site Internet ou de l’accès à nos services, vos données sont traitées par ARTEX ASSURANCES en qualité de Responsable de traitement.
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel de notre part, qu’il s’agisse ou non d’un tiers à ARTEX ASSURANCES.
2. Responsable de traitement et délégué à la protection des données :
Le Responsable de traitement de vos données à caractère personnel est la société :
ARTEX ASSURANCES
Au capital de : 50 000 €
Dont le siège social est situé Bureau 326, 78 AV Des Champs Elysées 75008 Paris France
R.C.S. Paris 812923746
ARTEX ASSURANCES a désigné en qualité de délégué à la protection des données :
DPO Consulting S.A.S.
1-3 rue de Caumartin – 750009 PARIS
3. Collecte de vos données à caractère personnel :
Dans le cadre de votre navigation sur le site Internet et de l’accès à nos services, ARTEX ASSURANCES est susceptible de collecter les informations suivantes :
Collecte directe :
Les données personnelles peuvent être collectées directement, lorsque vous les fournissez via des formulaires de contact, par téléphone, par courrier postal ou électronique. Ces données incluent notamment vos nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, et toute information nécessaire pour répondre à vos demandes.
Lorsque nous vous contactons par téléphone :
Nous collectons l’ensemble des Données à caractère personnel que vous nous transmettez, telles que notamment vos nom, prénom, adresse postale, mutuelles, garanties, cotisations, la date et l’heure de prise de rendez-vous avec l’un de nos agents commerciaux, ainsi que toute information nécessaire et fournie par vous concernant vos besoins en termes de couverture d’assurance.
Lorsque vous prenez contact avec nous par téléphone, par courrier postal ou électronique, ou par l’intermédiaire d’un formulaire de contact :
Nous collectons l’ensemble des Données à caractère personnel que vous nous transmettez, telles que notamment vos nom, prénom, adresse postale ou électronique, numéro de téléphone, etc., ainsi que toute information fournie par vous dans le cadre de votre demande de contact et, le cas échéant, le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de vos échanges avec ARTEX ASSURANCES.
Lorsque vous souscrivez un contrat avec ARTEX ASSURANCES :
Nous collectons l’ensemble des Données à caractère personnel nécessaires à la création et la gestion de votre compte client dans le cadre de l’exécution du contrat souscrit avec nous, telles que nom, prénom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, ainsi que toute information nécessaire à l’adhésion d’un contrat d’assurance adapté à vos besoins (telles que les caractéristiques du logement, votre emploi ou la composition du ménage) etc.
Collecte indirecte :
Certaines informations personnelles peuvent également être collectées indirectement via nos partenaires et fournisseurs, par exemple à travers des fournisseurs de leads ou dans le cadre d’opérations de prospection. Ces données peuvent inclure des informations sur votre identité ou votre localisation, obtenues via des partenaires tiers dans le respect des finalités contractuelles et légales d’ARTEX ASSURANCES. Vous êtes en droit d’obtenir des informations supplémentaires sur les données indirectes et leur source en nous contactant à l’adresse dpo@artex-assurances.com.
ARTEX ASSURANCES veille à ce que la collecte de vos Données à caractère personnel soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités.
Chaque formulaire présent sur le site limite la collecte des Données personnelles au strict nécessaire et indique le(s) objectif(s) du recueil de ces Données. Vous êtes informés que certaines informations sont indispensables pour bénéficier de nos services, tel que l’intermédiation à la souscription d’un contrat d’assurance. Les Données indispensables à la gestion de votre demande sont signalées par un astérisque sur chaque formulaire. A défaut de nous les communiquer, nous ne serons pas en mesure de vous faire bénéficier des services concernés. Les autres informations ont un caractère facultatif et nous permettent de mieux gérer votre demande et d’améliorer nos communications et services à votre égard.
4. Finalités et base légale du traitement de vos données :
Nous sommes amenés à traiter les données personnelles dans le cadre des services proposés par ARTEX ASSURANCES pour répondre aux finalités listées ci-dessous :
Dans le cadre de l’utilisation de notre chatbot conversationnel, nous collectons certaines données personnelles telles que le nom, le prénom, l'email et le numéro de téléphone. Ces données sont traitées automatiquement pour répondre efficacement à vos demandes. Les décisions prises par le chatbot sont basées sur les informations que vous fournissez, sans impact significatif sur vos droits ou intérêts. Vous pouvez à tout moment demander plus de détails sur la logique de traitement en nous contactant.
La création et la gestion de votre dossier client, ainsi que la fourniture de nos services. La base légale du Traitement est l’exécution du contrat souscrit avec ARTEX ASSURANCES.
La gestion des réclamations et demandes d’informations auprès de nos services. La base légale du Traitement est soit l’exécution du contrat lorsque vous avez souscrit à nos services, soit notre intérêt légitime à vous répondre et communiquer avec vous.
La réalisation d’opérations relatives à la prospection commerciale. La base légale du Traitement est votre consentement. Vous avez le droit et la possibilité de retirer votre consentement à tout moment en envoyant un mail à contact@artex-business.com et nous ferons suite à votre demande en moins de 48h.
La réalisation de statistiques ou d’enquêtes. Celles-ci sont effectuées à partir de données rendues anonymes nous permettant d’améliorer la connaissance de nos activités et de nos clients. Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de ARTEX ASSURANCES.
L’amélioration de votre expérience web et garantir le bon fonctionnement de notre site web par le biais des cookies récolté après votre consentement sur le bandeau affiché lors de votre première visite sur le site web (vous avez la possibilité de modifier votre choix à tout moment en cliquant sur l’icône cookies présente en bas à gauche de chaque page du site).
5. Durée de conservation des données à caractère personnel :
ARTEX ASSURANCES conserve vos Données à caractère personnel pour le temps nécessaire à accomplir les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Elles seront par ailleurs conservées aux fins de répondre à une obligation légale de conservation ou si elles présentent un intérêt administratif pour une durée déterminée en fonction de cet intérêt.
Les durées de conservation suivantes sont appliquées par ARTEX ASSURANCES:
Lorsque vous avez consenti à être contacté par téléphone à des fins de prospection commerciale, vos Données à caractère personnel sont supprimées, en l’absence de conclusion d’un contrat avec ARTEX ASSURANCES, un (1) mois après le dernier contact de votre part avec notre service commercial.
Lorsque vous êtes contacté(e) par téléphone à des fins de souscription d’un contrat d’assurance, la conversation est enregistrée et conservée pendant deux (2) ans afin de répondre à nos obligations légales en matière de courtage en assurances et de contrôle de l’ACPR.
Lorsque vous nous contactez via le formulaire de contact, par courrier postal, e-mail ou téléphone, nous conservons vos Données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire au traitement de votre demande. En fonction de votre demande et de la teneur de nos échanges, les données ainsi collectées sont susceptibles d’être utilisées pour d’autres finalités telles que l’établissement d’un devis ou la souscription d’un contrat d’assurance par l’intermédiaire d’ARTEX ASSURANCES et conservées à ce titre pour la durée de notre relation contractuelle.
Lorsque vous décidez de ne pas souscrire de contrat suite à l’émission d’un devis par ARTEX ASSURANCES, vos Données à caractère personnel seront supprimées à l’issue d’un délai de trois (3) ans après le dernier contact de votre part.
Lorsque vous souscrivez à nos services, vos Données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec ARTEX ASSURANCES puis archivées aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux, pendant cinq (5) années suivant la fin de la relation contractuelle.
Lorsque vous consentez au dépôt de cookies, nous conservons votre choix pour une durée de 6 mois (Les cookies déposés sur votre ordinateur ont des durées de vie différentes, veuillez consulter notre Politique de Cookies pour plus de détails).
6. Destinataires des données :
Vos Données à caractère personnel sont destinées uniquement aux collaborateurs habilités à gérer ces données, en fonction des finalités de la collecte et dans la limite de leurs attributions respectives, à savoir les collaborateurs chargés de la passation, la gestion et l’exécution des contrats, ainsi que ceux chargés de la gestion commerciale des clients et prospects.
Par exception, vos Données à caractère personnel peuvent être communiquées à des tiers à ARTEX ASSURANCES lorsque nous faisons appel à des prestataires de services techniques qui agissent en notre nom et selon nos instructions (sous-traitant informatique, hébergeur de nos serveurs, etc.). Ces prestataires ne sont autorisés à traiter vos Données à caractère personnel que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales.
Par ailleurs, dans le cadre de l’exécution de votre contrat avec ARTEX ASSURANCES et les besoins de gestion de votre contrat d’assurance, vos Données à caractère personnel seront communiquées à nos partenaires assureurs et réassureurs, ainsi qu’aux tiers habilités à en connaitre, tels que les organismes intervenant dans le règlement des sinistres garantis par votre contrat ou l’Assurance maladie pour l’application du tiers payant. En aucun cas vos Données à caractère personnel ne sont communiquées à des partenaires commerciaux d’ARTEX ASSURANCES sans votre consentement.
ARTEX ASSURANCES pourra également être amené à communiquer à des tiers vos Données à caractère personnel lorsqu’une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.
Nous ne vendons pas vos Données.
7. Transfert international des données :
ARTEX ASSURANCES s’efforce de conserver les Données à caractère personnel en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Toutefois, il est possible que les Données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférées dans d’autres pays. C’est par exemple le cas si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Espace Economique Européen, dans des pays où la législation en matière de protection des données personnelles diffère de celle applicable au sein de l’EEE.
En cas de Transfert de ce type, nous garantissons que celui-ci soit effectué :
Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent ;
Dans le cadre de clauses contractuelles types ;
Dans le cadre de règles internes d’entreprise.
Plus particulièrement, la cellule de prise de rendez-vous (par téléphone) avec l’un de nos conseillers aux fins de vous faire une proposition contractuelle adaptée à vos besoins en termes de couverture d’assurance, est gérée par notre succursale ARTEX Business située à Mohammedia au Maroc. Le transfert en dehors de l’EEE opéré dans ce cadre est encadré par des Clauses Contractuelles Types.
8. Mesures de sécurité :
ARTEX ASSURANCES s’engage à protéger vos Données Personnelles contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée. Pour cela, ARTEX ASSURANCES met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel.
Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux Données à caractère personnel par les collaborateurs de ARTEX ASSURANCES, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, examens réguliers des pratiques et procédures sur les systèmes d’information de ARTEX ASSURANCES, des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).
Dans cette optique, la politique de sécurité du cabinet ARTEX ASSURANCES repose sur plusieurs principes fondateurs :
La maîtrise du système d’information et des données, de leur architecture et des besoins de protection associés ;
La maîtrise des risques, traitée par une analyse objective et partagée entre les métiers ;
La sensibilisation, information et formation des utilisateurs du système d’information aux enjeux, risques et bonnes pratiques de sécurité ;
Le contrôle et suivi permanent de l’efficacité de la sécurité de nos systèmes d’information et de nos processus ;
La veille réglementaire et mise en conformité adaptée à nos engagements et responsabilités ;
La protection de nos locaux par alarme et vidéo surveillance avec enregistrement pendant les heures non travaillées ;
La sécurisation de nos serveurs avec onduleurs en cas de coupure d’électricité et ou défaillance du système ;
La protection par un mot de passe avec minimum 8 caractères avec majuscules, minuscules, chiffres, et alinéa, nos ordinateurs sont protégés par un coffre-fort de mots de passe.
9. Droits de la personne concernée :
Conformément aux lois et réglementation relatives à la protection des données personnelles en vigueur, vous disposez d’un droit :
D’ACCÈS : c’est-à-dire le droit d’obtenir de ARTEX ASSURANCES la confirmation que des Données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et d’obtenir une copie de ces données.
DE RECTIFICATION : c’est-à-dire le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes.
À L’EFFACEMENT (DROIT À L’OUBLI) : c’est-à-dire le droit d’obtenir de ARTEX ASSURANCES l’effacement, dans les meilleurs délais, de Données à caractère personnel vous concernant lorsque l’un des motifs visés à l’article 17 du RGPD s’applique.
À LA LIMITATION DU TRAITEMENT : c’est-à-dire le droit d’obtenir de ARTEX ASSURANCES qu’elle ne traite plus vos Données à caractère personnel pendant une durée déterminée suivant le motif invoqué pour la limitation tel que visé à l’article 18 du RGPD.
À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES : c’est-à-dire le droit de recevoir les Données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à ARTEX ASSURANCES, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine ainsi que du droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
D’OPPOSITION : c’est-à-dire le droit de demander à ce que ARTEX ASSURANCES ne traite plus vos Données à caractère personnel pour un motif tenant à votre situation particulière, ou sans motif en cas de prospection commerciale.
DE NE PAS FAIRE L’OBJET D’UNE DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE : c’est-à-dire le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
DE RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT : c’est-à-dire le droit de retirer votre consentement au traitement de vos Données à caractère personnel par ARTEX ASSURANCES, à tout moment.
A cette fin, ARTEX ASSURANCES a mis en œuvre une procédure de gestion des droits des Personnes conformes aux exigences de la Législation applicable. Cette procédure établit notamment :
- Les standards à respecter pour assurer l’information transparente des Personnes concernées ;
- Les exigences légales qui doivent être respectées ;
- Les moyens autorisés pour présenter une demande pour chaque droit, selon la catégorie de Personnes concernées ;
- Les processus opérationnels pour traiter ces demandes conformément aux exigences susmentionnées ;
- Les parties impliquées dans ces processus, leurs rôles et responsabilités.
Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos Données à caractère personnel par ARTEX ASSURANCES en vous adressant à :
- Par mail à l’adresse suivante : dpo@artex-assurances.com
- Par courrier à l’adresse suivante : Cabinet ARTEX ASSURANCES – Délégué à la Protection des Données, Bureau 326, 78 AV Des Champs Elysées 75008 Paris France
Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de Droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le Traitement de Données à caractère personnel concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande.
En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif d’identité pourra le cas échéant être demandé.
Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont ARTEX ASSURANCES collecte et traite vos données.
10. Mise à jour de la politique :
La présente politique pourra évoluer périodiquement. Nous vous informerons des mises à jour substantielles, mais nous vous invitons également à consulter la politique de protection de données régulièrement.
Date de dernière mise à jour : 14/02/2023.
